Social media workshop op maat: van losse posts naar een werkbare contentplanning

Social media hoort vandaag bij de communicatie van bijna elke organisatie. Alleen: wie zorgt er intern voor?

Vaak komt het erbij. Tussen andere taken door wordt er een post gemaakt wanneer iemand eraan denkt, een evenement verschijnt online wanneer er toevallig tijd voor is en een lege contentkalender zorgt regelmatig voor dezelfde vraag: wat moeten we nu weer posten?

Dat was ook het vraagstuk waarmee de sportdienst van Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht bij Clouds of Mila aanklopte.

Geen nood aan een algemene presentatie over Instagram of Facebook. Wel aan een praktische social media workshop waarin we samen keken naar hun manier van werken, de knelpunten blootlegden en vooral: een systeem maakten dat zij zelf konden blijven gebruiken.

Een social media workshop begint bij het probleem

Mijn workshops zijn bewust kleinschalig. We zitten samen met maximaal drie medewerkers rond de tafel en vertrekken niet vanuit een standaard presentatie.

Vooraf bekijken we waar de organisatie vandaag tegenaan loopt. Dat kan gaan over contentplanning, social media strategie, Reels en video, visuele communicatie of een specifieke teamvraag.

Bij de sportdienst lag de uitdaging vooral bij de planning.

Er werd wel gepost, maar vrij sporadisch. Social media kwam erbij wanneer er tijd voor was. Daardoor werden sportactiviteiten en evenementen soms pas laat of helemaal niet gedeeld.

En dat heeft gevolgen.

Wanneer een evenement inschrijvingen nodig heeft, wil je daar niet pas een paar dagen vooraf mee beginnen communiceren. Mensen moeten het evenement eerst ontdekken, weten wat het inhoudt en vervolgens voldoende tijd krijgen om zich in te schrijven.

Daarom zijn we niet gestart met de vraag:

“Wat moeten jullie posten?”

We zijn gestart met:

“Hoe kunnen jullie social media organiseren binnen de manier waarop jullie vandaag al werken?”

Geen volledig nieuw systeem, wel een slimmere manier van werken

Een veelgemaakte fout bij social media advies is dat er een compleet nieuw systeem wordt neergezet.

Nieuwe planning. Nieuwe tools. Nieuwe werkwijze. Nieuwe afspraken.

En drie weken later ligt alles ergens in een mapje waar niemand nog naar kijkt.

Dat wilde ik hier vermijden.

De sportdienst had al een eigen contentplanning. Die hebben we als vertrekpunt genomen en aangepast waar dat nuttig was.

We hebben gekeken naar:

• welke content er sowieso al aanwezig was

• welke evenementen eraan kwamen

• wanneer daarover gecommuniceerd moest worden

• welke content vooraf kon worden voorbereid

• welke momenten geschikt waren voor stories of video

• wie binnen het team welke rol kon opnemen

• en hoe social media onderdeel kon worden van de bestaande werking

Het resultaat was geen ingewikkeld systeem.

Wel een planning die voor hen logisch was.

Er zit veel meer content in je eigen website dan je denkt

Een ander onderdeel van de workshop was het maken van een inspiratiebank.

Want wanneer mensen zeggen dat ze “geen content hebben”, is dat vaak niet helemaal het probleem.

De content is er meestal al.

Ze staat alleen verspreid over de website, agenda, nieuwsberichten, activiteiten, evenementen, projecten en dagelijkse werking.

Voor een sportdienst betekent dat bijvoorbeeld:

• sportactiviteiten

• nieuwe lessen

• evenementen

• inschrijvingen

• praktische informatie

• trainers en medewerkers

• sporttips

• terugblikken

• veelgestelde vragen

• locaties

• wijzigingen of belangrijke data

Dat kan allemaal vertaald worden naar social media content.

Door die inspiratie vooraf te verzamelen, verdwijnen heel wat van die lege momenten waarop iemand naar Instagram kijkt en denkt: “Wat gaan we hier nu weer opzetten?”

Een evenement begint op social media niet op de dag zelf

Een van de belangrijkste zaken die we tijdens deze workshop hebben uitgewerkt, was de timing rond evenementen.

Stel: er staat in november een sportevent gepland.

Dan begint de communicatie daarover niet op 12 november.

We bekeken samen welke stappen vooraf nodig zijn:

Voor het evenement

Aankondiging → informatie → inschrijvingen → herinnering → laatste plaatsen → praktische info

Tijdens het evenement

Stories → sfeerbeelden → korte video's → deelnemers → medewerkers → spontane momenten

Na het evenement

Terugblik → foto's/video → resultaten → volgende activiteit → eventueel nieuwe inschrijvingen

Zo wordt één evenement geen losse post, maar een bron van verschillende contentmomenten.

En nog belangrijker: iedereen weet vooraf wat er moet gebeuren.

Wie maakt de foto's en wie filmt?

Ook dat klinkt eenvoudig, tot niemand weet wie het tijdens het evenement moet doen.

Daarom hebben we tijdens de workshop ook gekeken naar de interne taakverdeling.

Wie is er aanwezig?

Wie kan foto's maken?

Wie kan een paar korte video's filmen?

Kunnen medewerkers stories plaatsen?

Zijn er studenten of andere medewerkers aanwezig die hierbij kunnen helpen?

Wie verzamelt achteraf het beeldmateriaal?

Dat zijn geen spectaculaire social media-vragen.

Ze maken in de praktijk wel een groot verschil.

Want wanneer je vooraf weet wie waarvoor verantwoordelijk is, hoef je op de dag zelf niet meer te beginnen nadenken.

Social media is vaak niet iemands hoofdtaak

Dat is misschien wel een van de belangrijkste dingen die ik organisaties wil meegeven.

Je werkt in een organisatie en krijgt social media erbij.

Je bent sportmedewerker, communicatiemedewerker, HR-verantwoordelijke, zaakvoerder of marketeer. Social media is misschien maar één onderdeel van je takenpakket.

Dat betekent dat je systeem moet passen binnen je job.

Een planning die iedere week uren extra werk vraagt, gaat op termijn niet werken.

Een aanpak die aansluit bij je bestaande werking heeft veel meer kans om volgehouden te worden.

Daarom zijn mijn workshops ook geen sessies waarin ik drie uur lang vertel hoe het algoritme van Instagram werkt.

We werken met jouw kanalen, jouw content, jouw planning en jouw uitdagingen.

Enkele maanden later: daar zit voor mij de echte waarde

Een workshop is voor mij geslaagd wanneer het niet stopt zodra we van tafel gaan.

Bij de sportdienst van Beveren-Kruibeke-Zwijndrecht was het bijzonder fijn om enkele maanden later te zien hoe ze met de aanpak verdergingen.

Ze hadden een manier gevonden om social media intern mee op te nemen in hun werking.

Niet perfect volgens een theoretisch model.

Wel werkbaar voor hun team.

En dat is uiteindelijk waar het om draait.

Je hoeft niet iedere dag uren bezig te zijn met social media. Je hebt vooral een duidelijke planning, voldoende ideeën en heldere afspraken nodig over wie wat doet en wanneer.

Van daaruit wordt social media een stuk makkelijker vol te houden.

Voor wie is een social media workshop op maat interessant?

Een workshop kan interessant zijn wanneer je organisatie of bedrijf:

• wel actief wil zijn op social media, maar geen duidelijke planning heeft

• regelmatig vergeet om activiteiten, acties of evenementen tijdig te communiceren

• met meerdere medewerkers aan social media werkt

• veel content heeft, maar niet weet hoe je die vertaalt naar social media

• medewerkers wil leren hoe ze zelf met content aan de slag kunnen

• moeite heeft met Reels en korte video

• een bestaande contentplanning heeft die niet goed werkt

• social media erbij doet naast andere werkzaamheden

• geen behoefte heeft aan een lang opleidingstraject

• liever samen naar de eigen kanalen en werking kijkt dan naar een algemene presentatie

De workshops zijn bewust kleinschalig en bedoeld voor maximaal drie personen.

Dat maakt het mogelijk om echt naar jullie situatie te kijken en tijdens de sessie meteen beslissingen te nemen.

Hoe verloopt een workshop bij Clouds of Mila?

Elke workshop start met een intake.

Je geeft vooraf aan waar je vandaag tegenaan loopt en wat je uit de sessie wil halen. Op basis daarvan bepalen we de inhoud en de nodige tijd.

Tijdens de sessie gaan we samen aan tafel en werken we rechtstreeks op jullie situatie.

Afhankelijk van de vraag kan dat bijvoorbeeld betekenen dat we:

• een contentplanning uitwerken

• een inspiratiebank maken

• jullie bestaande content analyseren

• een social media strategie aanscherpen

• formats voor Reels bepalen

• samen content creëren

• leren filmen en monteren

• een praktische werkwijze voor het team uitwerken

• afspraken maken rond taakverdeling en planning

Je gaat naar huis met een concreet plan waarmee je zelfstandig verder kunt.

De sessies kunnen doorgaan in het Atelier van Clouds of Mila in Beveren of bij jouw bedrijf of organisatie.

Geen standaard social media opleiding, wel een sessie rond jouw vraag

Er is veel informatie te vinden over social media.

Je kunt online leren hoe Instagram werkt, tientallen video's bekijken over Reels en honderden contentideeën downloaden.

Daar ontbreekt vaak één ding aan: iemand die naar jouw situatie kijkt.

Welke content heb jij al?

Wat werkt binnen jouw organisatie?

Waar loopt het vandaag vast?

Wie kan welke taak opnemen?

Wat moet er wanneer gebeuren?

En vooral: hoe maken we het haalbaar?

Dat is waar een social media workshop op maat van Clouds of Mila over gaat.

Geen standaard les. Wel samen aan tafel, met jullie kanalen en jullie concrete uitdagingen als vertrekpunt.

Bekijk de workshops & live strategie sessies van Clouds of Mila

Of neem contact op om te bespreken waar jullie vandaag op vastlopen.